Terug naar het overzicht

Algemene voorwaarden, hoe zit het ook weer?

15 november 2012

Het leek mij goed weer eens met u stil te staan bij algemene voorwaarden. Ik heb het systeem van de algemene voorwaarden zeker wel eens met u in het verleden besproken. De ervaring leert echter dat veel ondernemers het toch niet helemaal onder de knie hebben. Bovendien zijn er nieuwe ontwikkelingen. Door het Internet en het toenemende e-mail verkeer is ook het systeem rond de algemene voorwaarden gemoderniseerd.

Wat zijn algemene voorwaarden ook weer? Het zijn in feite, buiten de kernbedingen die u overeenkomt met uw afnemers (zoals de prijs, de datum van levering e.d.), de voorwaarden op basis waarvan u zaken doet. Het is het contract dat u met uw contractspartijen sluit althans wenst te sluiten. De algemene voorwaarden moeten dan wel door u toepasselijk zijn verklaard op de relatie met uw afnemer. Dat moet u zelf doen. U dient daartoe voor of bij het sluiten van een (eventueel mondelinge) overeenkomst te verwijzen naar uw algemene voorwaarden en te zeggen c.q. vermelden dat u slechts op basis van uw algemene voorwaarden zaken doet. U stelt bijvoorbeeld in uw offerte – eventueel voorgedrukt – dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. U kunt dat ook mondeling doen of door middel van een bord. Denkt u aan daarbij bij de talloze borden bij evenementen, zwembaden e.d. Deze verwijzing naar de algemene voorwaarden gaat meestal wel goed.

Bij de volgende stap gaat het echter vaak fout. Neemt u daarbij als uitgangspunt dat de algemene voorwaarden zelf aan uw afnemer en klant voor of bij het sluiten van de overeenkomst (dus idealiter bij de offerte) ook ter hand dienen te worden gesteld. Gebeurt dat niet – en u hebt alleen maar verwezen naar uw algemene voorwaarden - dan zijn de algemene voorwaarden vernietigbaar en dus niet van toepassing. Dit ter hand stellen wil zeggen dat u de algemene voorwaarden ouderwets dient te overhandigen of dient toe te faxen aan uw klant. Veel ondernemers denken dat een verwijzing naar een depot bij de Kamer van Koophandel en de vermelding dat de algemene voorwaarden op verzoek worden toegestuurd toereikend is. Niet zo. Het kan geen kwaad te verwijzen naar een dergelijk depot maar vertrouwt u daar niet op. Denkt u bij het eventueel faxen er wel aan dat de algemene voorwaarden zichtbaar moeten zijn. Het afdrukken van de algemene voorwaarden op de achterkant van uw briefpapier biedt dan – uiteraard - geen soelaas.

Nou zult u wellicht denken overhandigen/faxen? Wat is dat nou voor een ouderwets gedoe. Wij doen alles per telefoon en e-mail. Kan ik de algemene voorwaarden niet per e-mail voor het sluiten van de overeenkomst aan mijn potentiële klant toesturen? Ja dat kan (gelukkig) sinds kort maar dan is wel een voorwaarde dat de overeenkomst vervolgens “elektronisch” wordt gesloten. Als dat niet het geval is dan dient de klant zijn uitdrukkelijke toestemming te hebben gegeven voor de toezending per e-mail. Wordt niet aan één van deze voorwaarden voldaan dan zullen de algemene voorwaarden toch weer kunnen worden vernietigd indien zij niet – ouderwets - ter hand zijn gesteld. Afgezien van ondernemers die altijd via het Internet hun waar verkopen is er dus vaak het risico dat de algemene voorwaarden – ondanks de bijsluiting in de e-mails – niet van toepassing zijn.

Dit ligt – om het maar ingewikkeld te maken – weer wat anders voor dienstverleners zoals management consultants, advocaten, reclamekantoren, architecten, reisbureaus en pretparken. Deze dienstverleners hoeven voor/of bij het sluiten van de overeenkomst de algemene voorwaarden niet ter hand te stellen. Ook gelden voor hun niet de beperkende vereisten voor de toezending per e-mail. Zij kunnen (onder andere) kiezen uit het op eigen initiatief verstrekken van de algemene voorwaarden (bijvoorbeeld per e-mail) of slechts verwijzen naar een website waar de algemene voorwaarden zijn opgenomen.

Mijn Best Practice advies aan u zou zijn dat u – ongeacht wat voor ondernemer u bent – (i) u standaard op uw briefpapier, op uw website en bij alle e-mails stelt dat (uitsluitend) uw algemene voorwaarden van toepassing zijn (ii) u op de achterkant van uw briefpapier de algemene voorwaarden afdrukt, op de voorkant verwijst naar uw website en de Kamer van Koophandel waar de algemene voorwaarden zijn op te vragen (iii) u bij uw e-mails altijd een link naar de algemene voorwaarden opneemt en (iv) tenslotte u iedere potentiële nieuwe klant een stoffelijke brochure toestuurt met daarin de algemene voorwaarden. Bewaart u alle gegevens goed! Ook daar wil het wel eens fout gaan. Tja en dan zijn er ook nog andere kleine dingetjes. Perfectie is vaak een moeilijke zaak … Mocht u hulp nodig hebben, laat het me weten!

 

 

 

 


 

side_right